Правилник за дейността на РАМ

ПРАВИЛНИК ЗА ДЕЙНОСТТА НА РАМ

РАМ е в състояние да изпълнява своите функции само със съдействието на всички граждани и административни структури. С цел подпомагане разпознаваемостта на РАМ и улесняване на дейността му, общинската администрация-работодател следва да снабди РАМ със служебна карта.

2. РАМ осъществяват дейността си по консултиране на гражданите, чрез поддържането и на архив. Архивът съдържа два регистъра: регистър на казусите и азбучен регистър на клиентите, както и класифицирана в папки документация по казусите. Тази документация съдържа регистрационна карта на клиента и брой приложения към нея, съответстващ на броя казуси, по които този клиент е получил съдействие, както и всички придружаващи копия от документи-предоставени от клиента или изготвени от РАМ.

Азбучен регистър/АР/. /Приложение № 2/

Азбучният регистър се води за съответния район, в който работи РАМ. Ако в района работят двама медиатори, те съгласуват действията си по деловодство и архив и водят един общ регистър. Всеки клиент първо се записва в азбучния регистър. След като бъде вписан в АР, то той бива вписан и в регистъра на казусите.

Целта на водене на азбучния регистър е да се създаде база данни , в която да са вписани всички клиенти, под формата на уникални номера/ само веднъж/. Веднъж станал клиент на РАМ, гражданинът не се вписва повече в АР, а се регистрират само броя на казусите, по които е обслужен.

Броят на записите в азбучния регистър и броят на записите в регистъра на казусите трябва да е един и същ.
Регистър на казусите/РК/./Приложение № 3/

В регистъра на казусите клиентите се регистрират след като са записани в азбучния регистър. Казусите, които се регистрират при работа на терен се номерират в офиса, за да не се получи дублиране. На документите не се поставят дати, за да не се получава объркване.
Регистрационна карта на клиента /РКК/./Приложение № 4/

Всеки медиатор попълва регистрационна карта за всяко лице, което желае да бъде консултирано. Едно лице не може да има повече от една регистрационна карта. Номерът на картата се попълва в регистъра за клиенти, като предварително се извършва справка в азбучния регистър дали лицето вече не е вписано като клиент. Горната проверка се прави с цел да не се повтарят регистрационните карти за един и същ клиент. В случай, че лицето вече е клиент регистрационна карта не се попълва, а се попълва само приложение.
Приложение към РКК/./Приложение № 5/

3. РАМ описва всеки отделен казус за консултираните лица в отделен формуляр-приложение към регистрационната карта. Медиаторите попълват във формуляра – на ръка /когато обслужват на терен/ или по ел. път/когато са в приемната-офис/.

4. РКК се подписва от медиатора и от клиента.

5. РАМ обсъждат казусите с адвокат или с юристконсулта на общината /района/. В случай, че е необходима правна работа по казуса, клиентът следва да бъде препратен към адвокат.

6. Попълнените формуляри се съхраняват от медиаторите през текущия месец, по номер от РК , в папка с описани номерата на казусите, които съдържа. Напр.: „2015г. Община.......... район............... От казус №...... до казус №..........” .

7. В края на всеки месец- на последното число от месеца медиаторите архивират приключените казуси.

8. Към всеки казус РАМ прилага копия от предоставените му от клиента и/или изготвени от медиатора документи, както и цялата кореспонденция с администрацията по казуса.

9. РАМ изготвят месечни отчети със статистика. Отчетите се обобщават на годишна база. Броят на клиентите се взема от регистъра на клиентите, броят на казусите се взема от попълнените приложения към регистрационните карти.

10. РАМ работи по утвърдени бланки-образци.

11. Медиаторите маркират недовършените казуси със знак в горния десен ъгъл на формуляра, за да могат да го намерят по-лесно в архива и да го приключат през следващите месеци.

12. Медиаторите притежават и показват на институциите служебни карти, издадени от ръководителя на проекта или от общинската администрация, които удостоверяват статута и функциите на РАМ с указание за всички ЮЛ и ФЛ да им съдействат.

13. Медиаторите ежемесечно провеждат най-малко 1 среща с местни обществени структури, като участват в техни заседания и инициативи. За тези срещи РАМ изготвя доклад.

МРАМ